Kurzfassung

Der Kanton Basel-Stadt digitalisiert seine Personaldossiers systematisch. Bislang liegen etwa zwei Drittel der Mitarbeitendendossiers noch in physischer Form vor – rund 750 allein im Finanzdepartement. Das elektronische Jahresgespräch soll bis Ende 2026 in allen Departementen eingeführt sein; das Fernziel ist ein vollständig digitales Personaldossier ohne Papierlagerung.

Personen

Themen

  • Digitale Transformation
  • Öffentliche Verwaltung
  • Datensicherheit & Compliance

Clarus Lead

Die Basler Verwaltung hat ein strukturelles Digitalisierungsdefizit erkannt: Während Bewerbungsverfahren bereits elektronisch laufen, werden Jahresgespräche mit Angestellten noch auf Papier dokumentiert und in feuerfesten Schränken gelagert. Der Kanton Basel-Stadt plant, dieses Jahr elektronische Jahresgespräche in allen Departementen einzuführen – ein Schritt, der erhebliche organisatorische und rechtliche Herausforderungen mit sich bringt, da die einzelnen Departemente mit unterschiedlichen IT-Systemen arbeiten.

Detaillierte Zusammenfassung

Das Finanzdepartement dokumentiert, dass noch rund 750 physische Personaldossiers in verschlossenen, feuerfesten Schränken lagern. Diese werden durch ein Batch-System zugangskontrolliert. Der Platzbedarf ist gering – etwa anderthalb Schränke – doch die Verwaltungseffizienz ist erheblich beeinträchtigt. Sprecher David Weber bestätigt: Jahresgespräche wurden bis 2025 „klassisch" auf Papier dokumentiert und dann archiviert.

Samir Stroh, HR-Verantwortlicher des Kantons, räumt ein, dass Basel-Stadt bei der Digitalisierung nicht als Vorreiter gilt. Der zentrale Hinderungsgrund ist die fragmentierte IT-Infrastruktur: Einzelne Departemente nutzen unterschiedliche, teilweise veraltete Systeme. Eine Harmonisierung erfordert Zeit und koordinierte Migration. Aktuell sind etwa zwei Drittel aller Dossiers noch physisch, ein Drittel bereits elektronisch.

Die Mitarbeitendenschulungen im Finanzdepartement sind abgeschlossen; das digitale Jahresgespräch läuft bereits. Kritisch bleibt die Frage der Archivierung bestehender Papierdossiers: Der Kanton muss datenschutzrechtliche und aufbewahrungsgesetzliche Rahmenbedingungen klären, bevor alte Unterlagen vernichtet werden. Das Ziel ist ambitioniert, aber realistisch: Bis Ende 2026 sollen alle Departemente digital arbeiten; mittelfristig soll es keine physischen Personaldossiers mehr geben.

Kernaussagen

  • Stand 2026: Zwei Drittel der kantonalen Personaldossiers noch in Papierform; ein Drittel bereits digitalisiert
  • Digitale Jahresgespräche: Diese Funktion wird 2026 in allen Departementen eingeführt; Schulungen laufen bereits
  • IT-Fragmentierung: Unterschiedliche Departement-Systeme verzögern flächendeckende Harmonisierung und Datenintegration
  • Rechtliche Prüfung: Datenschutz und Archivierungsrecht müssen geklärt werden, bevor alte Dossiers gelöscht werden können

Kritische Fragen

  1. Evidenz: Welche IT-Systeme nutzen die einzelnen Departemente konkret, und wie lange dauert eine technische Harmonisierung realistisch?

  2. Datenqualität: Wie sichert der Kanton die Konsistenz beim Übergang von Papier auf Digital – Risiko von Datenverlust oder fehlerhafter Digitalisierung?

  3. Interessenskonflikte: Warum arbeiten Departemente seit Jahren mit inkompatiblen Systemen? Gibt es Budget- oder Prioritätskonflikte zwischen IT-Investitionen?

  4. Kausalität: Ist die langsame Digitalisierung Ursache oder Symptom mangelnder Governance? Fehlt eine zentrale IT-Strategie?

  5. Datenschutz: Wie wird sichergestellt, dass elektronische Personaldossiers genauso geschützt sind wie die feuerfesten Schränke – Verschlüsselung, Backup, Zugriffskontrolle?

  6. Nachnutzung: Was geschieht mit papiernen Originalen nach Digitalisierung – Vernichtung nach X Jahren oder rechtliche Aufbewahrungspflicht?

  7. Kausalität/Risiko: Besteht ein Risiko, dass die Einführung digitaler Jahresgespräche Datenschutzprobleme schafft, wenn die IT-Infrastruktur noch nicht vollständig harmonisiert ist?

Quellenverzeichnis

Primärquelle: Regionaljournal Basel-Baselland – SRF Audio (09.02.2026)

Verifizierungsstatus: ✓ 09.02.2026

Dieser Text wurde mit Unterstützung eines KI-Modells erstellt. Redaktionelle Verantwortung: clarus.news | Faktenprüfung: 09.02.2026