Kurzfassung

Die Kosten für eine Migration weg von Microsoft lassen sich nicht mit einer einzelnen Zahl beantworten, sondern entstehen durch Vergleich dreier Kostenkurven: Status quo Microsoft mit dokumentiert steiler Wachstumsdynamik, einmalige Migrationskosten für Open Source plus Parallelbetrieb, und laufende Betriebskosten des Open-Source-Stacks. Belastbare Zahlen liegen aus mehreren europäischen Grossprojekten vor: Schleswig-Holstein zeigt die stärkste wirtschaftliche Referenz mit EUR 9 Mio. einmaligen Investitionen für 30'000 Arbeitsplätze und mehr als EUR 15 Mio. jährlicher Lizenzersparnis. Die französische Gendarmerie migrierte über 13 Jahre mit circa EUR 2 Mio. jährlichen direkten Einsparungen. München (LiMux) demonstriert Governance-Risiken: Die Rückmigration kostete EUR 50–86 Mio. Frankreich (DINUM) plant 2026 eine nationale Skalierung mit geschätzten EUR 1.5–3 Mrd. über 5–7 Jahre. Die Schweiz rollte M365 2025 breit aus und prüft Open-Source-Alternativen derzeit im Proof of Concept.

Personen

Themen

  • Digitale Souveränität
  • Open-Source-Migration
  • IT-Kosten und TCO
  • Verwaltungsdigitalisierung
  • Cloud-Strategie

Clarus Lead

Die Microsoft-Ausgaben öffentlicher Verwaltungen vervielfachen sich: Der Schweizer Bund gab 2009 CHF 42 Mio., 2026 jedoch CHF 140 Mio. aus – eine Verdreifachung in 15 Jahren. Deutschland steigerte seine Softwarelizenzbudgets 2022–2023 von EUR 771 Mio. auf über EUR 1.2 Mrd. (+57%), wobei Microsoft-Produkte fast verfünffacht wurden. Diese Kostendynamik erzeugt politischen und wirtschaftlichen Handlungsdruck, der europäische Behörden zu Plan-B-Strategien zwingt. Schleswig-Holstein und Frankreich zeigen, dass strukturierte Migrationen wirtschaftlich amortisierbar sind – allerdings nur mit klarer Governance, ausreichender Finanzierung und mehrjähriger politischer Kontinuität. Die grösste vermeidbare Kostenfalle ist föderale Fragmentierung ohne zentrale Koordination: Parallele Eigenlösungen in Kantonen, Bundesländern und Kommunen vervielfachen Aufwände und sabotieren Skaleneffekte.

Detaillierte Zusammenfassung

Kostenkurvenvergleich und Datenqualität

Die Frage nach Migrationskosten erfordert Unterscheidung zwischen drei konkurrierenden Finanzierungsszenarien. Status quo Microsoft ist kein statisches Modell: Microsoft 365 funktioniert als Subscription mit strukturell steigenden Kosten. Die Ankündigung von Preiserhöhungen für Juli 2026 (einstellig bis niedrig zweistellig prozentual) bestätigt diese Eigenschaft. Pro 100'000 Nutzer entstehen jährliche Lizenzkostensprünge im mehrstelligen Millionenbereich. Schleswig-Holstein kalkuliert europaweit EUR 500 pro Person und Jahr als aktuelle Lizenzersparnis bei Wegfall von Microsoft 365.

Die verfügbaren Behördenzahlen sind heterogen abgegrenzt: Manche Quellen nennen reine Lizenzkosten, andere Total Cost of Ownership (TCO) einschliesslich Personal, Hardware und Support. Münchens LiMux-Kontroverse illustriert dies: Die Stadt München bezifferte ihre Linuxkosten 2012 auf EUR 23 Mio., während eine parallele HP-Studie im Microsoft-Auftrag EUR 60.7 Mio. kalkulierte. Der zentrale Unterschied lag nicht in der Kostenrechnung, sondern in Annahmen zur Portierung von Fachanwendungen. Müssen alle Fachverfahren vollständig auf Linux migriert werden, eskalieren die Kosten erheblich. Können sie per Terminalserver, Web oder Übergangsarchitektur betrieben bleiben, fällt die Rechnung deutlich günstiger aus.

Schleswig-Holstein als Hauptreferenzfall

Schleswig-Holstein ist derzeit die stärkste öffentlich belegte Wirtschaftlichkeitsreferenz. Die Landesregierung meldet seit 2024 folgende konkrete Ergebnisse: Ende 2025 arbeiteten nahezu 80% der Arbeitsplätze (ausserhalb der ausgenommenen Steuerverwaltung) mit LibreOffice. Fast 44'000 E-Mail-Postfächer waren auf Open-Xchange migriert. Die Regierung beziffert die einmalige Migrationsinvestition 2026 auf EUR 9 Mio. und die jährliche Lizenzersparnis ab 2026 auf mehr als EUR 15 Mio. gegenüber Microsoft 365.

Rechnerisch ergibt sich daraus ein lizenzseitiger Payback unter einem Jahr (EUR 9 Mio. Investition ÷ EUR 15 Mio. jährliche Ersparnis). Die pro-Kopf-Lizenzersparnis beträgt circa EUR 500 pro Person pro Jahr bei 30'000 Arbeitsplätzen als Rechenbasis. Zusätzlich fördert Schleswig-Holstein 17 Open-Source-Projekte mit knapp EUR 3 Mio.

Kritische Einordnung: Diese Zahlen beziehen sich auf den Investitions- und Einsparrahmen 2026 allein. Sie enthalten nicht vollständig: Personal- und Vorbereitungskosten aus Vorjahren (Aufbau von Koordination, Piloten, Organisationsstrukturen), Kosten der weiterhin Microsoft-gebundenen Bereiche (Steuerverwaltung, Windows-only-Fachanwendungen), indirekte Kosten gemeinsamer Plattform-Entwicklung über Dataport oder norddeutsche Verwaltungskooperationen, Betriebskosten für Identitätsmanagement und Fachverfahren längerfristig. Die Aussagekraft liegt nicht in Vollständigkeit, sondern darin, dass erstmals ein laufendes europäisches Verwaltungsprojekt die konkrete Relation zwischen Investition und Ersparnis öffentlich nennt.

Internationale Referenzfälle: Gendarmerie, München, Frankreich, Deutschland

Die französische Gendarmerie (GendBuntu) migrierte seit 2004/2008 über 100'000 Arbeitsplätze schrittweise auf eine eigene Ubuntu-Variante. Die direkten jährlichen Lizenzersparnis liegen bei circa EUR 2 Mio. (EUR 20 pro Arbeitsplatz und Jahr). Die berichtete TCO-Reduktion liegt bei rund 40%. Entscheidend ist die Migrationsstrategie: Die Gendarmerie migrierte Anwendungen vor dem Betriebssystem – zuerst OpenOffice/Firefox auf Windows, dann Linux. Das reduzierte Nutzerakzeptanzprobleme. Allerdings erfolgte diese Migration in einer Zeit klassischer Office- und Windows-Lizenzen. Der heutige Microsoft-365-Cloud-Stack ist teurer strukturiert, weshalb moderne Lizenzeinsparungen deutlich höher ausfallen.

München (LiMux, 2003–2017, Rückmigration ab 2017) ist ein Governance-Lehrstück, kein Schreckgespenst. Die Stadt München bezifferte ihre Linux-Kosten 2012 auf EUR 23 Mio. bei 15'000 Arbeitsplätzen. Eine zeitgleiche HP-Studie (Microsoft-Auftrag) kalkulierte EUR 60.7 Mio. Die Differenz erklärt sich primär durch unterschiedliche Fachanwendungs-Portierungsannahmen. Der eigentliche Schaden entstand nicht durch die Migration selbst, sondern durch politische Rückwärtswendung: Die Rückmigration zu Windows 2017–2022 kostete EUR 50–86 Mio., davon EUR 29.9 Mio. reine Lizenzen, EUR 24 Mio. externe Beratung, EUR 14 Mio. Personalkosten, EUR 13.4 Mio. IT-Dienstleister. Diese Kosten wären durch klare politische Kontinuität über Legislaturperioden vermeidbar gewesen.

Frankreich (DINUM 2026) kündigte am 8. April 2026 an, dass die eigenen Verwaltungsarbeitsplätze aus Windows zu Linux wechseln und alle Ministerien Reduktionspläne für aussereuropäische IT-Abhängigkeit einreichen. Acht Domänen sind betroffen: Betriebssystem, Kollaboration, Antivirus, KI, Datenbanken, Virtualisierung, Cloud und Netzwerke. Die häufig genannten Kosten von EUR 1.5–3 Mrd. über 5–7 Jahre sind Analystenschätzungen, keine bestätigten Haushaltszahlen. Sie würden bei bis zu 2.5 Mio. Arbeitsplätzen EUR 600–1'200 pro Arbeitsplatz ergeben. Frankreich formuliert die Migration nicht als isoliertes Linux-Projekt, sondern als industrie-, sicherheits- und souveränitätspolitisches Programm. Der Erfolg hängt von Umsetzungsdisziplin, Ministerienkoordination und Fachverfahren ab.

Deutschland (ZenDiS/openDesk) zeigt ein Unterfinanzierungsproblem: ZenDiS wurde 2022 gegründet mit 9 Mitarbeitenden (4 in Entwicklung) und 2024er Mitteln von EUR 19 Mio. auf Auftragsbasis (überwiegend OpenCoDE). Bis Februar 2025 wurden EUR 950'000 für openDesk und EUR 550'000 für OpenCoDE bereitgestellt. Die Open Source Business Alliance fordert EUR 30 Mio. pro Jahr als Mindestbedarf. Ein 2024er Budgetrestbetrag von EUR 34 Mio. wurde vom Haushaltsausschuss freigegeben, aber laut Berichten nicht ausgezahlt. Dies illustriert, dass nationale Ambitionen ohne ausreichende Grundfinanzierung und verbindliche Rollout-Verpflichtungen ins Leere laufen.

Kostenkomponenten und Erfolgs-/Misserfolgsmuster

Direkt vermeidbare Kosten sind: Microsoft-365-Subscriptions, Windows-Client-Lizenzen, Server-/Backend-Lizenzen (Exchange, SharePoint, Teams, Windows-Server), Microsoft-spezifische Schulungen, teil-weise Endpoint-Security-Lizenzen.

Migrationskosten einmalig verteilen sich typischerweise: Externe Beratung 25–40%, interne Personalkosten 15–25%, Hardware-Anpassungen 5–10%, Schulung 10–20%, Fachverfahren-Anpassung/Ablösung 20–60% (grösster Kostenblock), Migrationswerkzeuge/Konvertierung 5–10%, Parallelbetrieb 5–10%.

Erfolgsfaktoren sind: Anwendungen vor Betriebssystem migrieren (Gendarmerie-Ansatz), politisches Mandat über Legislaturperioden sichern, Open Source Program Office (OSPO) institutionalisieren, Upstream-Strategie statt Fork-Wildwuchs, web-basierte Workflows priorisieren, Schulung als Kernbudget.

Misserfolgsmuster: Fragmentierte Föderalstruktur ohne Koordination, Unterfinanzierung der OSS-Koordination (ZenDiS-Problem), Testpiloten ohne verbindliche Roadmap, Unterschätzung der Fachverfahren-Komplexität, fehlende politische Kontinuität.

Schweizer Fallrechnung

Eine hypothetische Skalierung auf den Schweizer Bund (54'000 Arbeitsplätze, analog Schleswig-Holstein) ergibt:

  • Einmalige Migrationsinvestition: circa CHF 16 Mio. (analog Schleswig-Holstein EUR 9 Mio. × Skalierung), mit Aufschlag für Mehrsprachigkeit, Föderalismus und Spezialaufgaben (VBS/EDA) CHF 24–32 Mio.
  • Jährliche Lizenz-/Cloud-Einsparung: circa CHF 27 Mio. (54'000 × CHF 500).
  • Rechnerischer lizenzseitiger Payback: 1–2 Jahre unter günstigen Annahmen.
  • Nettoeffekt über 10 Jahre (stark vereinfacht): CHF 240 Mio. (10 × CHF 27 Mio. − CHF 32 Mio.).

Wichtigste Einschränkung: Diese Rechnung bildet nur eine Orientierung ab. Eine vollständige TCO müsste separat ausweisen: Fachverfahren und Windows-only-Abhängigkeiten, Identity- und Access-Management, SharePoint/OneDrive/Teams-Datenmigration, Parallelbetrieb Microsoft/Open Source, Schulung und Change Management, Beschaffung/Sicherheitszertifizierung/Audit, Betriebskosten des Open-Source-Zielstacks, Übergangskosten für VBS, EDA und geschützte Umgebungen.

Bei berichteten Microsoft-Ausgaben des Bundes von CHF 140 Mio. pro Jahr wäre nicht die gesamte Summe kurzfristig substituierbar. Realistischer ist eine ersetzbare Komponente (Lizenzen und Cloud) von CHF 20–40 Mio. pro Jahr, abhängig von Scope, Mischbetrieb und Fachverfahren. Die Einsparung käme aus schrittweiser Reduktion steigender Subscription-, Cloud- und Lock-in-Kosten über mehrere Jahre, nicht aus sofortiger Microsoft-Abschaffung.

Stadt Zürich (15'000 Arbeitsplätze analog Schleswig-Holstein) hätte: Migrationsinvestition circa CHF 5–8 Mio. einmalig, jährliche Einsparung circa CHF 7–8 Mio., lizenzseitiger Payback rund 1 Jahr unter günstigen Annahmen. Der aktuelle Microsoft-Rahmenvertrag der Stadt bis 2030 umfasst bis CHF 108 Mio. (CHF 83 Mio. Verwaltung, CHF 25 Mio